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ENCONTROS DE NEGÓCIOS – conheça seis formatos

“Conquistei dezoito novos clientes e dois parceiros comerciais em quatro Encontros de Negócios”.

Imagine! Em uma tarde de trabalho, fazer cinquenta novos contatos e conquistar quatro novos clientes. Entenda porque esta é a melhor estratégia de vendas que a sua empresa vai usar.Os encontros de negócios são eventos corporativos, presenciais realizados com o objetivo exclusivo de identificar oportunidades comerciais, ou seja, demandas não atendidas ou atendidas com falhas, e conectar compradores e fornecedores em atmosferas pensadas para a realização de negócios.

Estes eventos utilizam metodologias e ferramentas específicas para identificar as oportunidades de negócios e facilitar a negociação. Neste artigo vamos te apresentar os deis formatos mais utilizados na Realização de Encontros de Negócios.

ENCONTROS DE NEGÓCIOS – Os seis formato mais comuns

Há diversos formatos de encontros de negócios e cada um atende a um tipo de objetivo, portanto não dá para aplicar qualquer formato sem analisar alguns fatores. Nesse artigo apresentamos os seis formatos mais utilizados, são eles:

  1. Rodada de negócios;
  2. Sessão de negócios;
  3. Speed dating;
  4. Palestra (apresentação de demanda especifica);
  5. Reuniões temáticas (apresentação de demandas específica);
  6. Workshop de qualificação de fornecedor.

Esses são os mais utilizados, mas isso não significa que os encontros de negócios se limitem a estes.  Outros formatos de eventos podem ser ajustados para a promoção de negócios.

Vamos explicar um pouco mais sobre cada um deles:

Rodada de Negócios

Neste eventos temos uma ou mais empresas âncoras (grandes compradoras) que podem estar em busca de:

  1. Identificação de fornecedores em uma determinada região para atender suas unidades operacionais, isso pode acontecer no caso de abertura de filiais em outros estados, por exemplo.
  2. Identificação de fornecedores para um determinado item que não encontra na região. Ex.: Industrias de alimentos buscando por fornecedores de embalagens para alimentos.
  3. Atualização de cadastro de fornecedores como forma de reduzir custos e aumentar a sua capacidade de negociação

Para acontecer a Rodada de Negócios a âncora precisa apresentar a sua Lista de Demandas e o perfil do fornecedor que deseja atender no evento. No dia da rodada as empresas âncoras vão atender um a um os fornecedores agendados com um tempo pré-definido que pode ser de 5 a 15 minutos.

Quer aprender o passo a passo de como organizar uma Rodada de Negócios: Baixe o e-book e conheça a metodologia e principalmente as ferramentas necessárias para esse tipo de evento.

e-book Encontros de Negócios

Sessão de Negócios

Este é o formato mais adequado a encontros de negócios multissetoriais, pois os participantes precisam ter muita sinergia de interesses para que os negócios de fato aconteçam. Na sessão a proposta é que todos falem entre si e conheçam as suas demandas e ofertas, pode ou não ter uma empresa âncora. A grande diferença para o formato anterior é que o foco da rodada é a empresa âncora, já na sessão é a interação com todos, inclusive com aqueles que você vê como concorrentes. Esse formato possibilita:

Vender, comprar, fazer parcerias e identificar influencer para a sua empresa.

Speed Dating

Já ouviu falar de eventos que tem como objetivo formar casais “namoro”, pares românticos?

Então os Speed Dating nasceu com essa finalidade, mas foi adaptado para a geração de negócios. Este formato é mais adequado para feiras de negócios ou eventos onde se é possível reunir muitas empresas âncoras (entre 5 e 10). As âncoras precisam ter perfis e demandas similares para que os negócios realmente aconteçam. Um grande balcão de atendimento é montado em ordem crescente. Com base nas demandas mapeadas e a definição do perfil do fornecedores, esses são convidados e orientados para participar desse circuito de ofertas.

De um lado temos um balcão de âncoras do outro lado fornecedores e um cronômetro dita o ritmo dos atendimentos que podem ser de 5 a 10 minutos.

Quer detalhes e segredos sobre esse formato? Baixe o e-book Encontros de Negócios e entenda como planejar e articular um Speed Dating.

Palestra temática

Este tipo de encontro de negócios é para tratar demandas específicas. Ex.: Um fabricante de veículos deseja identificar fabricantes de peças automobilísticas em fibra de vidro para substituir uma peça importada. Devido as previsões de alta do dólar a peça está correndo o risco de inviabilizar a produção do modelo XPTO.

Após a especificação de demanda, definição do perfil do possível fornecedor, uma mobilização e pre-seleção de empresas com condições de atender a demanda será convidada para uma pequena palestra de apresentação da oportunidade. Perceba que em Encontros de Negócios, estamos sempre conectando, demanda e oferta utilizando uma metodologia de interação direcionada. Sem isso, fico tudo muito solto e os negócios não acontecem, haverá somente um network.

Reunião temática

Muito parecido com o formato anterior, esse tipo de evento tem como objetivo atender demandas muito específicas. Neste caso, a âncora será uma empresa que precisa encontrar um possível fornecedor que desenvolva uma produto ou serviço que resolva uma problema da sua empresa.

Este formato também passa pela especificação de demanda, pelo definição de perfil do possível fornecedor, mas neste caso aprofunda nos dados da oportunidade de mercado para avaliar viabilidade, pois trata-se de uma item que ainda vai ser desenvolvido. Só que para isso, o fornecedor precisa saber:

  1. Qual é tamanho da demanda?
  2. Trata-se de um produto ou serviço com demanda renovável?
  3. Haverá contrato de exclusividade?
  4. O possível fornecedor poderá patentear caso seja considerado um “novo produto”?

(…) entre outras informações que se mostrarem relevantes.

Workshop de Qualificação de Fornecedor

Muitas empresa públicas ou internacionais possuem processos de compras pré-estabelecidos e sujeitos a legislação ou políticas internas. Essas empresas utilizam uma orientação de seleção de fornecedores que, em alguns caso, pode ser percebida como restritiva, isso gera no possível fornecedor uma impressão de que ele não está apto a vender para aquela determinada empresa. Por isso, o Workshop de Qualificação de Fornecedor foi criado para desmistificar o processo de comprar a apresentar o passo a passo, ensinando o possível fornecedor a como vender para a sua empresa.

Este formato é muito útil para âncoras como: multinacionais, empresas de grande porte, empresas públicas, etc.

Apresentamos abaixo uma tabela de orientação demonstrando qual formato se adéqua a cada tipo de demanda. Em alguns casos será necessário ajustar ou até mesmo combinar formatos para atender aos objetivos do evento.

Rodada de Negócios

Para se realizar um encontro é imprescindível existir uma demanda e esta determina o formato e metodologia mais adequados. Quer saber mais, baixe o e-book Encontros de Negócios.

Para que você compreenda o quanto estes formatos são flexíveis selecionamos um caso onde foi necessário combinar dois formatos para atender uma demanda muito especifica.

ENCONTRO DE NEGÓCIOS COM COMBINAÇÃO DE FORMATOS

CASO:  Empresa fabricante de eletroeletrônicos de linha branca

A demanda:

Um grande fabricante de eletroeletrônicos mudou a sua fábrica do Rio de Janeiro para São Paulo e precisava identificar fornecedores para insumos diretamente relacionados à sua produção.

O seu processo de compras era estruturado na França e aplicado aos fornecedores das suas fabricas mundo a fora, inclusive no Brasil. Para se habilitar a vender, o fornecedor teria que passar por uma análise de cadastro e homologação que poderia levar de 90 a 180 dias. Os requisitos envolviam visitas às instalações do fabricante, acesso a relatórios contábeis, avaliação da aplicação de normas de segurança do trabalho, entre outros. Neste ponto já épossível detectar a necessidade de se realizar um Workshop de qualificação de fornecedor. Ao receber a lista de demandas e realizar uma reunião com os compradores, identificou-se que seria necessário segmentar e dividir as demandas por temas, pois apresentavam especificações distintas.

Com estas informações e uma análise de possibilidades o evento foi planejado utilizando a combinação de dois formatos, são eles:

Combinação de formatos

1º momento – Workshop de qualificação de fornecedor apresentando um passo a passo do cadastro de fornecedores e procedimentos de homologação, acompanhado de síntese da demanda e do processo de compras.

2º momento – Os grupos foram divididos por temas e cada grupo seguiu para as reuniões temáticas que ocorreram em salas distintas com os compradores da fábrica. Nestas reuniões, foi possível aprofundar a especificação, prazos de entregas, períodos de produção e sazonalidades, prazos para pagamentos, detalhes do contrato de fornecimento, etc.

As reuniões temáticas foram divididas com os seguintes temas:

Reunião temática

A logística de atendimento foi estruturada através do formulário de inscrição,onde o fornecedor tinha que informar para qual destes grupos tinha ofertas. Este simples detalhe também serviu de feedback para a equipe de mobilização que monitorava as inscrições e direcionava esforços ao grupo que apresentasse menor engajamento.

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Agora se você quer saber tudo sobre os Encontros de Negócios e utilizá-los em beneficio da sua empresa, baixe agora o e-book Encontros de Negócios.

e-book Encontros de Negócios

Autora: Mara Mello

Graduada em Marketing, pós-graduada em Assessoria de Comunicação e com MBA em Gestão Estratégica de Serviços pela FGV, Mara Mello trabalha com eventos corporativos há mais de vinte anos. Intrigada com o aumento da demanda por encontros de negócios aprofundou o estudo no tema e teve a oportunidade de realizar ou participar como apoio em centenas de eventos, o que lhe rendeu a experiência compartilhada nesse artigo.

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