COMO ORGANIZAR UMA RODADA DE NEGÓCIOS

Se você trabalha com eventos B2B e não sabe como organizar uma Rodada de Negócios, então você precisa ver este artigo.

O agravamento da crise brasileira gerou, entre outras consequências, o aumento da demanda por encontros de negócios. É natural que em  períodos de quedas de vendas, as empresas recorram à identificação de novas oportunidades de negócios. No EUA estes eventos já são realidade há década, mas no Brasil começa a ganhar relevância justamente agora.

 

O que são Encontros de Negócios?

São eventos corporativos, presenciais realizados com o objetivo exclusivo de identificar oportunidades comerciais, ou seja, demandas não atendidas ou atendidas com falhas, e conectar compradores e fornecedores em atmosferas pensadas para a realização de negócios. Utilizam metodologias e ferramentas específicas para identificar promover uma interação direcionada para a geração de negócios.

rodada de negócios é o formato mais utilizado pelas instituições promotoras do desenvolvimento empresarial. No entanto, há diversos formatos e cada uma se adéqua melhor a um objetivo.

 

Objetivo da Rodada de Negócios

Selecionar fornecedores aptos a atender a demanda de um comprador e promover a interação destes em um ambiente formatado para a geração de negócios.

 

As rodadas de negócios podem ser:

  • Setoriais
  • Multissetoriais
  • Mistas

 

Como funciona?

Na rodada, uma ou mais empresas âncoras (compradora) atende um a um  fornecedores agendados para pequenas reuniões que podem ter duração de cinco minutos a meia hora, depende do número de inscritos x número de participantes efetivos, ou seja, que compareceram.

 

Para acontecer é imprescindível que se tenha:

1 – Uma ou mais empresas âncoras (compradora)

2 – Uma lista de demandas especificada que deve ser apresentada antecipadamente pela empresa âncora

3 – Fornecedores, que por sua vez,  precisam ter ofertas condizentes com a lista de demandas.

Nada impede que o evento tenha várias âncoras. Se isso ocorrer, o ideal é que elas possuam demandas similares ou pertençam a um mesmo setor empresarial, pois isso otimiza, qualifica e potencializa a concretização de negócios.

Entenda como prospectar âncoras com perfis similares. Baixe agora mesmo o e-book Encontros de Negócios.

A lista de demandas apresenta todos os produtos e serviços que a compradora deseja. A correta especificação dos itens ajudará no alinhamento entre demanda e oferta.

Os ofertantes inscritos precisam ser selecionados, pois assim evita-se que fornecedores de produtos não solicitados compareçam ao evento.  Ao permitir que fornecedores de produtos ou serviços não demandados participem do evento, os organizadores contribuem para descredibilizar o evento, pois o objetivo é focar na sinergia entre demanda e oferta. Quanto mais sinergia, mais negócios.

Após definir a âncora e a demanda é hora de providenciar a confecção do convite e iniciar a mobilização dos fornecedores. Estes por sua vez devem cadastrar-se para participar do evento. Após o encerramento do cadastro, as agendas de reuniões serão montadas e tanto âncoras quanto fornecedores serão informados e orientados com antecedência.

Antes do evento os participantes deverão receber via e-mail:

  • As orientações sobre o formato do evento
  • Orientação de como se preparar para este formato de evento de forma a potencializar a identificação de oportunidades de negócios.
  • Confirmação de endereço, horário de atendimento, data, etc
  • O catálogo com os dados dos participantes, bem como, a descrição de produtos e serviços demandados e ofertados
  • Ferramentas de apoio, etc.

Fluxo Rodada de negócios

  • Se o evento tiver mais de uma âncora, o ideal é que cada uma tenha um facilitador para fazer a gestão da agenda de atendimentos.
  • Quanto mais compradores a empresa âncora enviar, mais rápido e eficiente será o evento, em geral duram quatro horas, uma manhã ou tarde.
  • No dia do evento os facilitadores recepcionarão e conduzirão os fornecedores para atendimento e em seguida os encaminharão para um espaço de network. Veja aqui uma técnica de network fantástica para usar em encontros e feiras de negócios.

 

Todos os participantes serão previamente orientados a utilizar a ferramenta de network que facilitará a identificação de interesses comerciais. Estes podem ir além da compra e da venda, tais como:

Conquistar novos clientes (nacionais ou estrangeiros);
Ampliar e oxigenar a carteira de fornecedores;
Construir uma  carteira de fornecedores para uma nova  unidade negócio;
Recrutar e selecionar fornecedores que possam fabricar um item sob medida ou prestar um serviço personalizado;
Promover sinergia entre produtores e fornecedores de uma cadeia produtiva fortalecendo todo o setor;
Identificar parceiros comerciais;
Identificar formadores de opinião que podem se tornar anfitriões para uma marca;
Promover a troca ou comercialização de uma bolsa de resíduos;
Identificar empresas para a formação de um grupo de compra ou venda compartilhada.
Para mensurar os resultados obtidos, ao fim do evento uma ficha de avaliação deverá ser aplicada para avaliar o formato e identificar possibilidades de negócios mapeadas no evento.
Recomendo que trinta e sessenta dias após a rodada de negócios, as empresas, tanto âncoras quanto fornecedores, recebam uma consulta online para identificar se alguma fechou negócios a partir das interações realizadas no evento.

Quer conhecer os outros 5 formatos de Encontros de Negóciosclique aqui.

Se a sua empresa quer ser uma fornecedora em rodadas de negócios e utilizar  estes eventos como estratégia de vendas, recomendo que leia: Como se preparar para uma Rodada de Negócios

 

 

Autora: Mara Mello

Graduada em Marketing, pós-graduada em Assessoria de Comunicação e com MBA em Gestão Estratégica de Serviços pela FGV, Mara Mello trabalha com eventos corporativos há mais de vinte anos. Intrigada com o aumento da demanda por encontros de negócios aprofundou o estudo no tema e teve a oportunidade de realizar ou participar como apoio em centenas de eventos, o que lhe rendeu a experiência compartilhada nesse artigo.

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